Πώς να ξεκινήσετε
Η έναρξη χρήσης του συστήματος είναι ένας δομημένος και γρήγορος κύκλος. Παρακάτω περιγράφονται τα βασικά βήματα — από την εγγραφή και την ενεργοποίηση της συνδρομής έως τη δημιουργία χρηστών και τις αρχικές ρυθμίσεις που εξασφαλίζουν ομαλή εκκίνηση των παραγωγικών και αποθηκειακών δραστηριοτήτων.
1) Εγγραφή εταιρείας (tenant)
- Η εγγραφή πραγματοποιείται από άτομο που θα είναι ο αρχικός διαχειριστής.
- Καταχωρίζονται τα βασικά εταιρικά και τιμολογιακά στοιχεία:
- επωνυμία εταιρείας·
- αριθμός EIK/BULSTAT ή ΑΦΜ/αριθμός ΦΠΑ (όπου εφαρμόζεται)·
- χώρα και διεύθυνση·
- στοιχεία επικοινωνίας (email, τηλέφωνο).
- Δημιουργείται το πρώτο προφίλ χρήστη (διαχειριστής), το οποίο θα διαχειρίζεται την πρόσβαση και τα δικαιώματα.
- Απαιτείται έγκυρο email — χρησιμοποιείται ως όνομα χρήστη για είσοδο.
Σημείωση: Η αρχική εγγραφή δημιουργεί τον «κύριο διαχειριστή» του tenant. Ακόμη και μετά από διακοπή συνδρομής, η πρόσβαση στη μονάδα «Διαχείριση συνδρομών & πληρωμών» παραμένει διαθέσιμη, ώστε να μπορείτε να ενεργοποιήσετε νέο πλάνο.
2) Επιβεβαίωση διεύθυνσης email
- Μετά τη συμπλήρωση της φόρμας εγγραφής το σύστημα αποστέλλει email επιβεβαίωσης.
- Μέσω αυτού του email:
- επικυρώνεται η διεύθυνση·
- ενεργοποιείται το προφίλ·
- διασφαλίζεται προστατευμένη πρόσβαση στο σύστημα.
3) Δημιουργία κωδικού πρόσβασης
- Μετά την επιβεβαίωση, ο διαχειριστής ορίζει ασφαλή κωδικό.
- Ο κωδικός χρησιμοποιείται μαζί με το email (όνομα χρήστη).
- Συστάσεις ασφαλείας:
- ελάχιστο μήκος και συνδυασμός πεζών/κεφαλαίων, αριθμών και συμβόλων·
- αποφύγετε προφανείς ή ήδη χρησιμοποιημένους κωδικούς.
4) Επιλογή πλάνου & πληρωμή (μονάδα «Διαχείριση συνδρομών & πληρωμών»)
Η διαδικασία εκτελείται με οδηγό 4 βημάτων:
- «Επιλέξτε πλάνο» — επιλογή πλάνου (π.χ. δοκιμαστικό/βασικό/επαγγελματικό/εταιρικό) και περίοδος τιμολόγησης.
- «Επιλέξτε πρόσθετες υπηρεσίες» — προσθήκη έξτρα (π.χ. επιπλέον χρήστες, πακέτα OCR).
- «Προεπισκόπηση παραγγελίας» — σύνοψη επιλογών και ποσών (περιλαμβάνονται προωθητικές ενέργειες και ΦΠΑ ανά χώρα).
- «Παραγγελία & πληρωμή» — επιλογή μεθόδου:
- Κάρτα (Stripe),
- PayPal,
- Τραπεζικό έμβασμα («Σε αναμονή πληρωμής» έως τη λογιστική τακτοποίηση),
- SEPA Direct Debit (για υποστηριζόμενες χώρες),
- Δοκιμαστική περίοδος (αν επιτρέπεται).
Μετά από επιτυχή πληρωμή η συνδρομή ενεργοποιείται. Ακόμη και χωρίς ενεργή συνδρομή μπορείτε να εισέλθετε στη μονάδα «Διαχείριση συνδρομών & πληρωμών» για να δημιουργήσετε/παρατείνετε παραγγελία.
5) Δημιουργία χρηστών & ανάθεση ρόλων (μονάδα «Διαχείριση χρηστών»)
- Ορίστε οργανωτικούς ρόλους: «Διαχειριστής», «Υπεύθυνος παραγωγής», «Αποθήκη – κύρια υλικά», «Αποθήκη – βοηθητικά», «Τεχνολόγος», «Καταχώριση δεδομένων», «HR», «Μισθοδοσία», «Μόνο προβολή» κ.ά.
- Για κάθε ρόλο ρυθμίστε δικαιώματα ανά μονάδα (ανάγνωση/εγγραφή/εκτύπωση/εξαγωγή) στην οθόνη «Ρόλοι – δικαιώματα πρόσβασης».
- Δημιουργήστε χρήστες:
- καταχωρίστε email, ονοματεπώνυμο και ενεργοποιήστε κατάσταση·
- αναθέστε ρόλους (ο χρήστης κληρονομεί τα δικαιώματα των ρόλων)·
- στείλτε πρόσκληση ενεργοποίησης (οι ανενεργοί χρήστες λαμβάνουν σύνδεσμο για ορισμό κωδικού).
- Κάθε νέος χρήστης ενεργοποιεί την πρόσβαση μέσω του συνδέσμου της πρόσκλησης και ορίζει τον δικό του κωδικό.
Προτεινόμενες αρχικές ρυθμίσεις (πριν ξεκινήσετε τις λειτουργίες)
Μετά την ενεργοποίηση της συνδρομής και τη δημιουργία χρηστών, προετοιμάστε βασικά δεδομένα και ρυθμίσεις ώστε να εκκινήσετε γρήγορα την καθημερινή λειτουργία.
Α) Στοιχεία εταιρείας & γενικές ρυθμίσεις
- Στοιχεία εταιρείας (Νόρμες → Βασικά δεδομένα → «Στοιχεία εταιρείας»)
- εισαγάγετε νομική επωνυμία, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας, λογότυπο (για έντυπα).
- Στοιχεία εταιρείας (Διαχείριση συνδρομών → «Στοιχεία εταιρείας»)
- ελέγξτε τιμολογιακά στοιχεία (χώρα, καθεστώς ΦΠΑ).
- Γενικές ρυθμίσεις (Διαχείριση συνδρομών → «Γενικές ρυθμίσεις»)
- ενεργοποιήστε απαιτούμενες λειτουργίες (π.χ. πλεκτική/ραφή)·
- ορίστε παραμέτρους, π.χ. «τεμάχια ανά δέμα (batch)» και άλλες κρίσιμες επιλογές.
Β) Κύριοι πίνακες — υλικά & προμηθευτές
- Κύρια υλικά
- «Κύρια υλικά» — προσθέστε υλικά, μονάδες μέτρησης, χρώματα/παραλλαγές·
- «Προμηθευτές» — εισάγετε προμηθευτές και στοιχεία επικοινωνίας.
- Βοηθητικά υλικά
- «Βοηθητικά υλικά» — ορίστε ομάδες, υλικά και «Χρώμα/Τύπος».
Γ) Τεχνολογικές νόρμες & μοντέλα (μονάδα «Νόρμες»)
- Βασικά δεδομένα:
- «Μετρήσεις», «Λεπτομέρειες (κομμάτια)», «Μηχανές», «Εργασίες Πλεκτικής», «Εργασίες Ραφής», «Ομάδες μοντέλων».
- Μοντέλα (Βήματα 1–4):
- Πληροφορίες μοντέλου → Διαστάσεις & βάρη → Κύρια υλικά → Βοηθητικά υλικά.
- Εργασία:
- «Πλάνο εργασίας Πλεκτικής/Ραφής» και «Πραγματική εργασία Πλεκτικής/Ραφής» — εισαγάγετε/ελέγξτε εργασίες, χρόνους, αποδόσεις/τιμές.
Δ) HR & Μισθοδοσία (προαιρετικά)
- HR: ομάδες/βάρδιες, βάρδιες (brigades), θέσεις, κατηγορίες προσωπικού, εκπαίδευση, νομικές βάσεις (Κώδικας Εργασίας), ημερολόγια (εργάσιμες/αργίες).
- Μισθοδοσία: «Παράμετροι» (σε ισχύ από μήνα/έτος) και «Μοντέλο μισθοδοσίας» (διαμόρφωση στοιχείων).
Πρώτα πρακτικά σενάρια (γρήγορη εκκίνηση)
Σενάριο 1: Φόρτωση αρχικών αποθεμάτων στην αποθήκη
- Δημιουργήστε υλικά (κύρια/βοηθητικά) και προμηθευτές.
- Μεταβείτε στα «Δελτία αποθήκης (παραλαβές)» (για κύρια και/ή βοηθητικά υλικά):
- επιλέξτε προμηθευτή, ημερομηνία·
- ανά γραμμή εισάγετε παρτίδα, υλικό, πελάτη (αν ισχύει), χρώμα/τύπο, ποσότητα·
- «Αποθήκευση» και, εάν χρειάζεται, «Εκτύπωση» & ετικέτες barcode.
- Ελέγξτε τη «Διαθεσιμότητα … υλικών» για επιβεβαίωση τελικών υπολοίπων.
Σενάριο 2: Αίτημα προς παραγωγή → Ειδοποίηση προς αποθήκη
- Στις «Παραγγελίες ανά μοντέλο»/«Παραγγελίες κατά μοντέλα» καταχωρίστε παραγγελία (παραλλαγές/μεγέθη & ποσότητες).
- Στο «Αιτήματα προς παραγωγή»:
- επιλέξτε παραγγελία και μοντέλο·
- συμπληρώστε λεπτομέρειες (παραλλαγή/μέγεθος/τεμάχια) → «Υπολογισμός»·
- ελέγξτε απαιτούμενα υλικά & διαθεσιμότητες → «Αποθήκευση» (αποστέλλεται ειδοποίηση στις αποθήκες).
- Στις μονάδες αποθήκης:
- «Αιτήματα αποθήκης» (κύρια/βοηθητικά): ανοίξτε την ειδοποίηση από το καμπανάκι, συμπληρώστε παρτίδα/προμηθευτή/εκδοθέν ποσό → «Αποθήκευση».
- Αν απαιτείται, εκδώστε υλικά μέσω «Αποθηκειακών αιτημάτων (εκδόσεις)».
Σενάριο 3: Καταγραφή εκτέλεσης από τα τμήματα (barcode/OCR)
- Εκτύπωση ατομικών καρτών/barcodes (PDP → «Ατομική κάρτα/Barcode»).
- Καταχώριση:
- «Πλεκτική/Ραφή — ατομική κάρτα (χειροκίνητα)» → σκανάρισμα barcodes, εισαγωγή ποσοτήτων/εργασιών → «Αποθήκευση»·
- OCR («Λήψη εικόνας» → «Επεξεργασία») — ανεβάστε φωτογραφίες, ελέγξτε σημειώσεις/annotations, διορθώστε barcodes/ποσότητες → «Αποθήκευση».
Σενάριο 4: HR & Μισθοδοσία (προαιρετικά)
- HR: δημιουργήστε προσωπικό, ημερολόγια και αποφάσεις αδειών (εφόσον απαιτούνται).
- «Παρουσιολόγιο» — δημιουργήστε και διορθώστε παρουσίες (μήνας/βάρδια).
- «Υπολογισμός μισθοδοσίας» — δημιουργήστε run, εκκινήστε, ελέγξτε βήματα/αποτελέσματα και, εφόσον απαιτείται, εκτυπώστε αποδείξεις/φύλλα μισθοδοσίας.
Συμβουλές για επιτυχημένη εκκίνηση
- Ρόλοι & δικαιώματα: αποδίδετε τα ελάχιστα απαραίτητα δικαιώματα ανά ρόλο· ελέγχετε τη «Μήτρα ρόλων – δικαιώματα πρόσβασης».
- Δεδομένα & ονοματολογίες: διατηρείτε καθαρές και ενοποιημένες ονομασίες (υλικά, εργασίες, μοντέλα) — μειώνει σφάλματα επιλογής.
- Barcodes & OCR: εφαρμόζετε ετικέτες barcode σε παρτίδες/δέματα και χρησιμοποιείτε επαρκή ποιότητα εικόνας στο OCR.
- Ειδοποιήσεις: αξιοποιείτε το «καμπανάκι» για γρήγορη διασύνδεση παραγωγής–αποθήκης.
- Εκτύπωση/Εξαγωγή: διαθέσιμες βάσει δικαιωμάτων· χρησιμοποιήστε τις για έλεγχο και ανταλλαγή πληροφοριών.
Με αυτά τα βήματα και ένα αρχικό σετ δεδομένων μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη συνδρομή, να οργανώσετε την ομάδα σας στο σύστημα και να εκκινήσετε τους βασικούς ροές — προγραμματισμό παραγωγής, διαχείριση υλικών, καταγραφή εκτέλεσης και (προαιρετικά) HR/Μισθοδοσία.
